Transparencia total de los costes, los proyectos y el panorama de TI

«Bee360 es nuestra solución principal para la gestión de TI, que nos proporciona una transparencia rápida y eficaz de los costes, proyectos, recursos y arquitectura de TI».Andreas Müller, Director de Tecnología de la Información y Organización, bardusch GmbH & Co. KG

Descripción general

Gestión textil para clientes europeos

Lavar la ropa sucia puede ser un trabajo limpio, al menos si se toma al pie de la letra, como hace la empresa de servicios textiles bardusch, con sede en Ettlingen, Baden-Württemberg: Tras comenzar como una «empresa de limpieza en seco dirigido por una sola mujer» en 1871, bardusch procesa ahora más de 420 toneladas de ropa al día. Alrededor de 3300 empleados garantizan una gestión textil profesional y altamente eficiente para clientes de los sectores de catering, industrial y comercio, así como para hospitales y centros de enfermería.

La empresa opera no solo en Alemania, sino también en otros cinco países, desde Francia hasta Hungría. Además de la lavandería, la cartera de servicios incluye el alquiler, la reparación y la fabricación de ropa de trabajo y de protección, así como el alquiler de ropa hospitalaria estéril y prendas especiales para salas blancas.

El Reto

La TI como facilitadora del negocio

Una de las claves del éxito de esta empresa familiar de quinta generación es su continua voluntad de innovar, tanto en términos de productos como de procesos. En consecuencia, la digitalización ha desempeñado un papel fundamental para bardusch en los últimos años: la empresa opera una infraestructura informática en todos los grupos utilizando SAP como sistema principal, así como numerosos sistemas ajenos a SAP que cumplen los más altos estándares de disponibilidad de datos.

«La TI es un importante facilitador empresarial para bardusch», afirma Andreas Müller, director de TI del Grupo bardusch. «Nuestra tarea en TI es impulsar el desarrollo de productos y servicios innovadores con soluciones modernas, orientadas al cliente y eficientes que permitan a nuestra empresa asegurar y ampliar su posición de liderazgo en el mercado».

«TI es un importante facilitador empresarial para bardusch».Andreas Müller, Director de Tecnología de la Información y Organización, bardusch GmbH & Co. KG

La Solución: Bee360

El reto de la gestión de costes de TI

En este sentido, Andreas Müller quería garantizar una mayor transparencia de los costes de TI. «En el pasado, utilizábamos Excel para el control de TI», explica el responsable de TI. «Este enfoque no es lo suficientemente eficiente para nuestras necesidades debido al esfuerzo manual que conlleva y también es propenso a errores. Para nosotros era importante tener una visión general fiable y sencilla tanto de los costes actuales como de su previsión para los próximos años».

La empresa buscaba una herramienta que proporcionara una visión general de los costes de TI y su evolución, y que pudiera integrarse con SAP para transferir automáticamente los datos necesarios directamente desde SAP.

Bee360 impresiona por su gama de funciones

Se pusieron a prueba varios sistemas. Tras mantener conversaciones con algunos de los proveedores, bardusch optó por Bee360. Los factores determinantes fueron la amplia cartera de soluciones, la capacidad de integración y la atractiva relación coste-beneficio.

«Buscábamos una solución que nos permitiera gestionar nuestra organización de TI de forma integral, en lugar de tener que utilizar diferentes herramientas para nuestras diversas necesidades en las áreas de control de TI, gestión de proyectos de TI y gestión de la arquitectura empresarial. Esto es exactamente lo que nos ofrece Bee360».

Según Andreas Müller, la fase de implementación transcurrió muy bien y según lo previsto. «Bee360 nos apoyó con una gran experiencia y también garantizó una transferencia de conocimientos que nos permitió trabajar de forma independiente con la solución».

La experiencia de los consultores fue especialmente valiosa a la hora de visualizar algunas de las características especiales de bardusch, como la agrupación de los costes de TI y la frecuencia de las transferencias de datos SAP. «Para mí fue realmente revelador. Por primera vez, pude ver nuestros costes de TI desde diferentes perspectivas con solo pulsar un botón, en lugar de en una hoja de cálculo Excel unidimensional como antes. Este cambio se produjo sin tener que recopilar laboriosamente la información necesaria de varios sistemas SAP», menciona Andreas Müller.

El objetivo es gestionar mejor la necesidad técnica de hacer algo e identificar las dependencias con mayor precisión.

«Por ejemplo, si hay que sustituir una plataforma de integración, necesito saber qué sistemas utilizan esta plataforma para comprender el impacto que tendrá en los sistemas conectados», explica Andreas Müller. «También queremos utilizar Bee360 para lograr ahorros potenciales mediante la identificación y centralización de aplicaciones redundantes».

Transparencia con solo pulsar un botón

Actualmente, hay unas diez personas en Alemania que utilizan Bee360 para obtener la visión general necesaria de la arquitectura TI, así como de los costes, proyectos y recursos relacionados con la informática.

El mayor valor añadido de Bee360 para el director de TI reside en la mejora de la transparencia de los costes, los proyectos, los recursos y la arquitectura de TI.

Control sobre los proyectos de TI

Bardusch quería ganar transparencia no solo en los costes de TI, sino también en los proyectos en curso en los distintos países. Por este motivo, el segundo paso del proyecto consistió en la introducción de Bee360 para la gestión de portafolio de proyectos de TI, que anteriormente se gestionaba con Excel y PowerPoint. Ahora, todos los proyectos de TI de cada país se gestionan de forma centralizada con Bee360. La planificación correspondiente de la demanda y los recursos también se representa en Bee360.

Vigilancia de la arquitectura de TI

Bardusch también ha comenzado a utilizar Bee360 para la gestión de la arquitectura empresarial. «¿Qué sistemas tengo?», «¿Qué sistemas necesitamos?», «¿Cuándo hay que sustituir los sistemas?». Estas son preguntas típicas a las que Bee360 ofrece respuestas rápidas y sencillas. El siguiente paso del programa es la planificación dinámica de la arquitectura en Bee360.

Previsión

«Para nosotros, en TI, Bee360 cumple la misma función que SAP como sistema de TI centralizado para los departamentos comerciales», concluye Andreas Müller.

Uso estratégico de Bee360 en la planificación

Las áreas de aplicación de Bee360 se ampliarán en el futuro. La atención se centrará en la planificación estratégica y la gestión de programas con el fin de mostrar cómo los proyectos de TI individuales contribuyen a los respectivos programas de la estrategia corporativa.