Flender transforma su organización de TI en líder empresarial con Bee360

Resumen

Acerca de Flender

"Movemos el mundo" - este lema ha sido el principal rector de Flender durante más de 120 años, asegurando que los clientes en todo el mundo tengan acceso a "la transmisión correcta". Como principal fabricante internacional de sistemas de accionamiento mecánicos y eléctricos, Flender ofrece una amplia gama de engranajes, acoplamientos, generadores y servicios relacionados. El objetivo principal de la empresa abarca sectores clave como la energía eólica, cemento, procesamiento de materias primas, petróleo y gas, generación de energía, agua y gestión de aguas residuales, operaciones marítimas, grúas y manipulación de materiales. En todo el mundo, aproximadamente 9.000 empleados contribuyen a las operaciones de Flender en 33 ubicaciones.

Una característica clave que ha caracterizado constantemente el éxito de Flender a lo largo de las décadas es su notable capacidad para adaptarse con éxito a los entornos de mercado en constante cambio y a la evolución de los requisitos empresariales. Por ejemplo, la empresa reconoció la adquisición por parte del inversor estadounidense Carlyle y el difícil proceso asociado de separación del Grupo Siemens como una oportunidad para actuar con mayor agilidad como entidad completamente independiente, desarrollar soluciones innovadoras y reaccionar con mayor rapidez a los cambios dinámicos del sector.

«La visión sin fisuras de toda la organización de TI que nos ofrece Bee360 nos da la orientación que necesitamos para transformar con éxito nuestra TI en una organización matricial global que actúe como facilitadora del negocio para toda la empresa.»Dr. Stefan Heizmann, CIO del Grupo, Flender GmbH

El Reto

Transformar la TI en un facilitador del negocio

En este contexto, Flender desarrolló la visión de seguir evolucionando la TI en una organización global independiente que reconoce la creciente interacción entre el negocio y la estrategia de TI. „La TI está pasando de ser un mero proveedor de servicios a un habilitador de negocio capaz de realizar una importante aportación de valor a Flender", afirma el Dr. Stefan Heizmann, CIO del Grupo Flender.

„Por lo tanto, nuestro objetivo es establecer una organización matricial transfronteriza que sea muy ágil, permita una colaboración flexible y garantice una utilización eficiente de los recursos, impulsando así el desarrollo de productos y servicios innovadores en Flender. Al hacerlo, nos enfrentamos al reto tanto de cubrir las lagunas emergentes como de optimizar los procesos existentes debido a la ruptura."

El reto de la falta de transparencia

El requisito previo para esta iniciativa es examinar a fondo y de forma exhaustiva la totalidad de las operaciones de TI, con el objetivo de identificar y abordar los potenciales de optimización de forma sostenible. El Dr. Stefan Heizmann hace hincapié en la falta de transparencia que ha habido hasta ahora. Ampliando esto, el ilustra. Por ejemplo, en SAP existía una estructura de servicios y proyectos con elementos de PSP, pero la planificación se realizaba principalmente con Excel. Además, el proceso de planificación pasaba por alto la dimensión de los tipos de costes, y había una llamativa ausencia de planificación integrada de recursos y personal. Por otra parte, la participación de los gestores de servicios y proyectos en este proceso de planificación centrado en Excel era limitada, lo que provocaba importantes lagunas en la planificación.

„TI está pasando de ser un mero proveedor de servicios informáticos a un habilitador de negocio que puede realizar una importante aportación de valor para Flender."Dr. Stefan Heizmann, CIO del Grupo Flender GmbH

La Solución

Bee360: una clave de éxito probada

En busca de la solución óptima para mejorar la transparencia dentro de la estructura de TI y apoyar la transición a una organización matricial, Christian Kather no tuvo que buscar mucho. Gracias a su experiencia previa en Heidelberger Druckmaschinen AG, tuvo excelentes encuentros con Bee360 -entonces conocido como Bee4IT- como software para la gestión holística de TI.

Como responsable de IT Financials en Flender, Christian Kather valida esta evaluación: „El enfoque integral de Bee360 permite una transparencia total en cuanto a costes, inversiones y despliegue de personal en proyectos y servicios de TI, precisamente lo que necesitamos como TI para un gobierno ágil de TI, así como una gestión eficaz de los procesos empresariales y la arquitectura de TI".

4 meses de ejecución del proyecto

Gracias a la experiencia en el producto de Christian Kather, el Dr. Stefan Heizmann y Andreas Polak, Jefe de Infraestructura y Entrega de TI de Flender, así como a la confianza en la experiencia en consultoría del equipo de Bee360, Flender se fijó un ambicioso objetivo para la ejecución del proyecto: En cuatro meses, a tiempo para el inicio del nuevo ejercicio fiscal el 1 de octubre de 2023, la anterior planificación basada en Excel tanto de los costes de material externos como de los recursos internos de la organización global debía sustituirse por Bee360.

„TI está pasando de ser un mero proveedor de servicios informáticos a un habilitador de negocio que puede realizar una importante aportación de valor para Flender."Christian Kather, Responsable de finanzas de TI, Flender GmbH

Con esfuerzos combinados, se logró un éxito rotundo. „Especialmente los amplios conocimientos de SAP de Bee360 fueron muy valiosos para nosotros; tenemos un total de tres sistemas SAP en Alemania, China e India, que se están conectando gradualmente", dice Christian Kather.

„Y Bee360 también nos ha proporcionado un excelente soporte para personalizar los cuadros de mando y los informes". Bee360 es utilizado por aproximadamente 30 departamentos y líderes de equipo dentro de la nueva matriz de organización internacional de TI, todos todos los responsables de diversos servicios y proyectos de TI. Además, alrededor de 170 empleados de la organización de TI se benefician de Bee360 por el propósito de seguimiento del tiempo, y experimentan un seguimiento del tiempo notablemente simplificados en comparación con los ofrecidos por SAP.

Visión integral de la organización de TI

El mayor valor que Bee360 ofrece a Flender reside en la nueva transparencia lograda en toda la organización global de TI. „Todas las partes implicadas están constantemente informadas sobre los presupuestos y los proveedores de TI que utilizamos en las distintas empresas, comprendiendo sus objetivos y resultados, así como los recursos disponibles", afirma Christian Kather. Esto fomenta la confianza entre la dirección y es recibido favorablemente por los jefes de departamento y de equipo. Ahora disfrutan de una mayor integración y una visión directa de los procesos globales de planificación y control. Además, asumen una mayor responsabilidad en sus respectivas áreas, lo que suele traducirse en una mayor motivación y compromiso", explica el responsable financiero de TI. Al mismo tiempo, la descentralización de las tareas de planificación y presupuestación alivia la carga del control y la gestión de TI.

Mediante la planificación global integrada de recursos y costes por tipos de costes para servicios y proyectos, se consigue una transparencia en las estructuras de costes y el uso de recursos que antes no existía. Gracias a la planificación global integrada de recursos y costes, categorizada por tipos de costes para servicios y proyectos, se consigue un nivel de transparencia antes inalcanzable en relación con las estructuras de costes y la utilización de recursos. Esto facilita la identificación de potenciales de optimización a corto, medio y largo plazo. Ahora que la planificación global de recursos es un requisito previo para la facturación, salen a la luz ineficiencias en la colaboración internacional. En particular, poco después de la implantación de Bee360, se identificó a tres empleados dedicados por completo a tareas de TI, pero que aún no habían sido asignados a un centro de costes de TI.

Bee360 como herramienta para el liderazgo en TI

„Al tener una visión de 360 grados de la organización de TI, somos capaces de identificar rápida y directamente las áreas que requieren atención", señala Christian Kather.

„Además, esta alineación tiene en cuenta de forma coherente nuestros objetivos empresariales. Dentro de Bee360, el vínculo entre los proyectos y servicios de TI, las cadenas de valor, procesos, modelos de datos y arquitecturas de sistemas de Flender se establecen sin fisuras. Nuestro objetivo global con Bee360 es salvar la distancia entre las facetas técnicas de TI y nuestros objetivos empresariales, sentando las bases para un liderazgo de TI eficaz y orientado al valor".

Outlook

Recientemente se ha completado la integración de los sistemas SAP en India y China. Posteriormente, la siguiente fase del proyecto consistirá en la integración de las aplicaciones utilizadas en Flender en Bee360. Además, está prevista la implantación gradual de otros módulos de Bee360, como los de asignación de costes y gestión de proveedores y contratos.